マイナンバー制度が始まります

『マイナンバーへの対応はお済ですか?』

 「マイナンバー制度」が始まります。

2016年1月からマイナンバー制度がはじまりますので、事業所(企業)は、それまでにマイナンバー制度に対応しなければなりません。マイナンバーについて対策ができていますか?

  • マイナンバー制度は聞いたことがあるけど詳しく分からない
  • 自社にどんな影響があるのかわからない
  • アルバイトや外注先がたくさんいるけどどうなるの
  • マイナンバーの管理が分からない
  • 社員さんから会社への問い合わせが多くなった

 「マイナンバー制度」ってご存じですか?

“マイナンバーは、住民票を有する全ての方に1人1つの番号を付して、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関に存在する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されるもの”

平成27年10月から各個人にマイナンバーが通知され平成28年1月から番号の利用がスタートします。

  • 表面(案)表面(案)
  • 裏面(案)裏面(案)

マイナンバーについて

  • 平成27年10月から、国民の皆さま一人一人にマイナンバー(個人番号)が、通知されます。

    • 住民票を有する全ての方に1人1つの番号(12桁)が通知されます。
    • 市区町村から、住民票の住所にマイナンバーの通知カードが送られます。
      住民票の住所と異なるところにお住いの方は、注意してください。
  • マイナンバーは一生使うものです。大切にしてください。

    • 番号が漏えいし、不正に使われるおそれがある場合を除き、マイナンバーは一生変更されません。

マイナンバーの利用場面について

マイナンバーは次の様な場面で使います。
  • 毎年6月の児童手当の現況届の際に市区町村にマイナンバーを提示します
  • 厚生年金の裁定請求の際に年金事務所にマイナンバーを提示します
  • 証券会社や保険会社等にマイナンバーを提示し、法定調書に記載します(顧客の個人番号を法定調書に記して市役所や税務署に提出します)
  • 勤務先にマイナンバーを提示し、源泉徴収票に記載します(従業員やその扶養家族の個人番号を源泉徴収票に記載して税務署などに提出します)

国民の皆さまは行政機関や民間企業等へのマイナンバーの告知が必要となります。

企業での対応

事業所の事務イメージ

  1. 国民
  2. →(マイナンバーの提示)
  3. 民間事業者
  4. →
  5. 行政機関

事業所の総務・経理の事務処理の中で、具体的には下記のシーンでマイナンバー制度が関わってきます。

税務関係
■法定調書関係
  • ●支払者からのマイナンバー提供と本人確認
  • ●支払調書へのマイナンバーの記載
■源泉徴収関係
  • ●「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」に記載されたマイナンバーの本人確認
  • ●源泉徴収票へのマイナンバーの記載
社会保障関係
■雇用保険
  • ●以下の様式に「個人番号」を追加
    • 雇用保険被保険者資格取得届
    • 雇用保険被保険者資格喪失届 等
■健康保険・厚生年金保険
  • ●以下の様式に「個人番号」を追加
    • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
    • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
    • 健康保険被扶養者(異動)届 等
マイナンバーの取扱い規定等の策定
■次に掲げる管理段階ごとに、取扱方法、責任者・事務取扱担当者及びその任務等について定める。
  1. ①取得する段階
  2. ②利用を行う段階
  3. ③保存する段階
  4. ④提供を行う段階
  5. ⑤削除・廃棄を行う段階
■具体的な安全管理措置は、マニュアル等で定める
  • ●組織的安全管理措置
  • ●人的安全管理措置
  • ●物理的安全管理措置
  • ●技術的安全管理措置

このような企業が一番大変になります!

  • 社員やアルバイトが多く、出入りが頻繁である
  • 自社で源泉徴収票の作成を行っている
  • 作業スタッフとして、外部の個人事業主を活用している
  • 自社で給与計算をおこなっている
  • 本社以外に事業所が全国にある
  • 社労士さん会計士さんと別の会社に委託している

その都度、マイナンバーや、マイナンバーの確認と本人確認が必要になります!

分かりやすくセミナーを行っています。

セミナー紹介

社員への案内文や安全管理策を考えるワークシートなど、実際に使える資料の説明と提供を行います。具体的にどう対応したらいいかが、判ります。

事業所の規模や、営業体制や運用方法によって、大変さが変わってきます。

自分の会社が何が大変になるの?

マイナンバーを利用する機会が比較的多い会社は対応が大変です。社員の数が多い、入退社の機会が多い、などの会社です。マイナンバーの取得回数が多くなり、保管方法にも気を使います。

お客さまの声

お客さまの声 マイナンバー制度のセミナーに参加して

  • 福井市製造業

     セミナーを受講して、マイナンバーを自社で保管していくことの大変さがわかった。できるだけ社内で管理しなくても済む体制を検討したい。

  • 越前市小売業

     店舗が多数あるため、マイナンバー収集をどうやって収集していくかを具体的に考えていきたい。セミナーを聞いて自社だけで対応するのは難しいと感じた。

  • 福井市製造業

     社員向けの説明からはじめ、これから準備を進めていきたい。安全管理措置を維持していくことや、事務上のことを考えるとアウトソーシングを柱に体制構築を検討した方がよいと感じた。

  • 福井市小売業

     マイナンバーに関するセミナーをいくつか受講したが、具体的な進め方の説明が無く、どのようにしたらいいか悩んでいた。このセミナーを聞いて、具体的な進め方が理解できた。

管理体制

管理体制は、いくつか方法があります

個人番号(マイナンバー)は特定個人情報であるため、厳格な管理のもと取扱いには十分注意を払う必要があり、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(特定個人情報保護委員会)に沿った運用が必要となります。

  • A 自社で管理する

    安全管理措置の5つの手順
    1. 1. 個人番号を取り扱う事務の範囲を明確にする
    2. 2. 特定個人情報等の範囲を明確にする
    3. 3. 事務取扱担当者を明確にする
    4. 4. 基本方針を策定する
    5. 5. 取扱規程等を策定する
  • B すべて外部に委託する「上坂会計」委託先の管理のみ行う

    安全管理措置の4分類
    1. 1. 組織的安全管理措置
      • ・組織体制の整備
      • ・取扱規程等に基づく運用
      • ・取扱状況を確認する手段の整備
      • ・情報漏洩事案に対応する体制の整備
      • ・取扱状況把握及び安全管理措置の見直し
    2. 2. 人的安全管理措置
      • ・事務取扱担当者の監督
      • ・事務取扱担当者の教育
    3. 3. 物理的安全管理措置
      • ・特定個人情報等を取り扱う区域の管理
      • ・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
      • ・電子媒体等を持ち出す場合の漏洩等の防止
      • ・個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
    4. 4. 技術的安全管理措置
      • ・アクセス制御
      • ・アクセス者の識別と認証
      • ・外部からの不正アクセス等の防止
      • ・情報漏洩等の防止
事業主はこのマイナンバーの管理が一番頭を悩ませることになります。

もし漏えいすると?

マイナンバーが漏えいすると罰則があるのをご存じですか?

マイナンバーを特定個人情報として位置付けており、罰則を個人情報保護法よりも厳しいものにしていますので、企業にとっては早急に取り組むべき課題です。企業には情報管理体制を大幅に見直す必要が生じています。

主体 行為 法定刑
個人番号利用事務、個人番号関係事務などに従事する者や従事していた者 正当な理由なく、業務で取り扱う個人の秘密が記録された特定個人情報ファイルを提供 4年以下の懲役または200万円以下の罰金(併科されることもある)
業務に関して知り得たマイナンバーを自己や第三者の不正な利益を図る目的で提供し、または盗用 3年以下の懲役または150万円以下の罰金(併科されることもある)
主体の限定なし 人を欺き、暴行を加え、または脅迫することや財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス行為などによりマイナンバーを取得 3年以下の懲役または150万円以下の罰金
偽りその他不正の手段により通知カード又は個人番号カードの交付を受けること 6か月以下の懲役または50万円以下の罰金
特定個人情報の取扱いに関して法令違反のあった者 特定個人情報保護委員会の命令に違反 2年以下の懲役または50万円以下の罰金
特定個人情報保護委員会から報告や資料提出の求め、質問、立入検査を受けた者 虚偽の報告、虚偽の資料提出、答弁や検査の拒否、検査妨害など 1年以下の懲役または50万円以下の罰金

上坂会計の支援サービスについて

上坂会計の体制

上坂会計ではお客様の会社に沿ったご支援をさせていただきます。

  • 取扱規程の整備などを支援
  • 自社で管理したくない方 の マイナンバー預かりサービス
  • 自社で管理される方 の 安全管理策(情報管理)の仕組み作り支援
  • プライバシーポリシー
  • セキュリティーポリシー
上坂会計 トータル支援サービス
商品 価格(税抜) サービス内容
マイナンバー保管サービス 月額利用料 7,000円 クラウドサービスによりマイナンバーの登録・保管・照会・履歴参照を行うことができます。
マイナンバー管理には、必要かつ適切な安全管理措置をとり、厳格な管理体制を、自社で準備する必要があります。その安全管理措置の負担が軽減されます。
取得代行サービス 一人当たり 1,200円 本人確認から番号収集までを御社に代わって代行します。
この取得代行サービスをご利用いただくことで、マイナンバーの収集に関して、新たな業務フローの構築や収集に関する事務をする必要がなくなります。
①マイナンバー提供書面の作成
②提供書および本人確認書類の回収、書類審査、書類不備の対応。
③特定個人情報ファイルデータを作成し、お渡しします。
マイナンバー及び本人確認資料は、一定期間の保管の後、ガイドラインに沿って確実に融解処理します。
被扶養者一人当たり 300円
導入支援コンサル 1時間当たり 1,500円 企業ごとに現状をヒアリングし、最適なマイナンバー管理体制の構築を支援します。
年末調整、法定調書作成代行 一人当たり(年間) 2,000円 弊社指定のフォームにて、必要な情報提供をして頂いた上で、マイナンバーの保管から、源泉徴収票や支払調書の作成までお引き受けします。
*御社からマイナンバーの照会を行いたい場合には、上記のマイナンバー保管サービスを利用していただきます。
社会保険、労働保険手続き代行 代行報酬は契約内容により個別見積もり
番号保管は、無料となります
上坂会計グループに、社会保険、労働保険関係の手続きをアウトソーシングする場合には、マイナンバーの保管を無料で行います。弊社指定のフォームにて、必要情報を提供して頂いた上で、社会保険、労働保険関係の手続きを代行いたします。
*御社からマイナンバーの照会を行いたい場合には、上記のマイナンバー保管サービスを利用していただきます。

マイナンバー保管サービスと、取得代行サービスは、弊社提携先への委託となります。

今後のスケジュール

セミナー・無料相談あります

上坂会計の体制

正しい知識をもって、適切な対応が必要です。

  • マイナンバーについて知りたい方 セミナーを開催しています。
  • 自社の対応はどうすればよいの? 相談したい!無料相談フォームへ(年中無休24時間対応)
フリーダイヤル:0120-33-6693