事務作業の業務改善を検討していたお客様の事例です。

コンサル前の悩み

事務作業量が増加

売上の拡大に伴い事務作業量が増加している当社では、事務作業の効率化が経営課題の一つでした。
また、効率化を進めるにあたり、情報システムを今まで以上に効果的に利用したいと考えていました。

ところが、得意先が増えるに従いそれぞれの得意先に合わせた業務を行っていることや、事務作業が担当毎に効率化されていることで、業務全体が複雑になっていました。そのため、自分たちだけでは業務改善ができない、状態でした。

どのように業務改善をするのか

こんな状態でしたので、「業務改善を支援してほしい」というご相談が私共にありました。

私共は、ご相談を受ける中で「なぜ業務が複雑になったのか」という点に注目し、改善を困難にしている理由を考えました。
そして、業務全体が見えなくなっていて、場当たり的な対応がされていることがわかりました。

そこで私共は、業務全体を業務フローに書き表すことで、事務作業のどの部分にムダがあるのかを検討し改善案を考えることを提案しました。

コンサルの内容

業務全体を洗い出す

業務フローを書くために、各事務担当の方の事務内容を書き出してもらいました。
そして、それらをフローで繋げていく作業をしながら、事務作業の内容をヒヤリングしました。これによって、書き出していない隠れた事務内容を知ることができます。

事務作業を担当している方たちが、自分の事務の前後を知ることや、なぜその事務を行うのかを知ることは、業務改善には重要です。

業務改善案の作成

作成した現在の業務フローを見ながら、同じような事務をやっている部分や、付加価値を生まない事務、本来ならやらなければならないのにやっていない事務、などを話し合いながら改善案を作成しました。
併せて、情報システムの改善点も整理しました。

こうして、業務改善の内容をまとめ、順次改善を進めることになりました。

結果、こうなった

自律的な業務改善

事務作業をする各担当者が業務全体の中における自分の役割をしっかりと認識できたことにより、自分達で業務改善を進めることができるようになりました。
また、新しい得意先ができたときに場当たり的な業務の追加をするのではなく、業務全体を考えて対応ができるようにもなりました。
更に、情報システムの改善も進み、Excelなどで別に作成してた資料などが簡単に作成できるようになりました。

事務作業担当を１人削減

今回の業務改善により、事務作業員を１人削減することができました。削減した人員は営業担当となり、更なる受注拡大に向けた仕事に頑張っています。
また、各種管理資料を情報システムで簡単に見ることができるようになったことで、資料を印刷する量が減り紙のムダ使いがなくなりました。
このように、業務フローを明確にして業務改善を行うことで、全体最適な業務の仕組作りが可能になります。