リースが切れるのを機会に、コンピュータシステムを入れ替えようと考えたお客様の事例です。

コンサル前の悩み

ベンダー（業者）を選べない

当社では、コンピュータシステムのリースが切れるのを機会に、新しいシステムを導入しようと考えていました。
そして、これまでのシステムでは不都合だった機能なども盛り込んだシステムにしたい、という強い要望をお持ちでした。

そこで、先進的な提案をしてくれると伴に見積り額の安い業者さんを選ぼうと考え、複数の業者さんから見積り提案をもらいました。
ところが、出てきた見積り額を見ると、一番高い業者さんと一番安い業者さんで約２倍の開きがあり、また、提案内容に書かれた内容もバラバラで、自分たちだけではどの業者を選んでいいのかわからない、状態でした。

どのようにベンダー（業者）を選ぶのか

こんな状態でしたので、「業者さんをどのように選んだらいいか」というご相談が私共にありました。

私共は、ご相談を受ける中で「なぜバラバラな内容の提案になったのか」という点に注目し、選べない理由を考えました。
そして、新しいシステムに対する目的および自分たちの要求などが明確になっていないことがわかりました。
つまり、業者さんに提案書を求めるときに、その都度異なる内容のことを話していたのです。これでは、業者さん毎に違った内容の提案が出てきても仕方がありません。

そこで私共は、業者さんを選定するための基準となる「提案依頼書」を作成し、それを元に業者さんに提案見積りを提出してもらい、提案内容と価格を比較することを提案しました。

コンサルの内容

コンピュータシステム導入の目的・目標を明確に

提案依頼書を作成するにあたり、まず行ったことは、今回のコンピュータシステム導入の目的および目標を明確にすることでした。
これらを明確にしないと、求める機能をはっきりさせることができなくなるからです。
必要な機能、あったらいい機能、など求める機能を整理するために、目的および目標を明確にすることは重要です。

求める機能を整理

次に、目的や目標をもとに、求める機能を整理しました。
社内の関係社員による検討会を何回か開催しながら、機能を洗い出します。
ここで気をつけなければならないのは、いろいろ出てくる要望の理由を明確にすることです。
この理由を目的に照らし合わせながら、必要な機能、あったらいい機能、単なるわがままによる機能、と整理します。

提案依頼書の作成

最後に、整理した機能をもとに提案依頼書を作成しました。要求事項は、約100項目になりました。
併せて、運用時に求めるサポート内容（保守条件等）も記載しました。システム導入に関する初期費用だけでなく、運用開始後のランニングコストも判断材料にするためです。
初期費用がいくら安くてもランニングコストが高いことで、トータルコストが高くなることがあるからです。
そして、この依頼書を６社に送付し、提案見積りを待つことにしました。

結果、こうなった

ベンダー（業者）からの提案

６社から提案が出てきました。そして、各社からプレゼンテーションをしてもらいました。
提案依頼書をまとめる作業を通じて、自分たちの求めている機能で重要な部分をはっきりと認識できていましたので、自分たちの求めている機能をどのように実現してくれるのだろう、という目（耳）で真剣に聞きくことができ、非常に意義のあるものになりました。
また、プレゼンテーションを通じて業者さんの業界・業務知識が推し量れ、パートナーとしての誠意なども感じることができました。

２社に絞込み、再提案

プレゼン内容をもとに、各社を評価した結果、上位２社が甲乙付けがたいということで、再提案を求めることを勧めました。
１社は、Ｘ社の業界に精通しているという評価でした。もう１社は、将来の技術動向も踏まえ先進的な内容であるという評価でした。

ただ、２社とも希望する価格を上回っていましたので、再提案においては機能をある程度満足させながらも価格を下げる方法を盛り込んで提案するよう、要望をしました。
この結果、内容的にも価格的にも満足する１社に絞込み、契約することができました。

コンサル前見積りの２割安

今回提案を求めた業者さんのほとんどは、コンサル前に一度見積りをもらっている業者さんでした。
契約した業者さんもその１社で、コンサル前に出てきた見積り額の２割も安い価格で契約することに成功したのです。
もちろん、複数の業者さんによる競争原理が働いたことも大きいのですが、単なる価格のたたき合いによる「安かろう悪かろう」ではなく、納得のいく価格を得られたということです。
このように、提案依頼書による業者さん選びを行うと「より良いものを適正な価格」で調達することが可能になります。